Opp ett nivå

RUTINER FOR POSTBEHANDLING I GRUNNSKOLEN TILKNYTTET FULLELEKTRONISK ARKIV

Skolene er en del av kommunens sentrale fullelektroniske arkiv. All saksbehandling er elektronisk i kommunens elektroniske sak/arkivsystem Ephorte, også elevmapper. Det vil si at all innkommende sakspost skal skannes og all utgående sakspost skal skrives i sak/arkivsystemet. Alle eventuelle papirkopier er arbeidskopier og skal makuleres når de er ute av bruk. Skolen og kommunens arkiv skal bevares elektronisk.
Hægebostad kommune har ett felles postmottak i sentraladministrasjonen. Dette er også skolene sitt postmottak. Telefaks og elektronisk post skal behandles som vanlig post. Sakspost mottatt av andre enn sentraladministrasjonens postmottak, slik som enhetsledere, lærere, rådgivere etc., skal leveres felles postmottak for registrering. Post som blir gjenstand for saksbehandling blir regnet som sakspost. Det gjelder ikke minst post vedrørende enkeltelever, også den som mottas av lærere etc.
Den uåpnede posten skal deles i personlig adressert post og post til skolen/kommunen. Post som er adressert til skolen skal åpnes av felles postmottak. Post der skolenes/kommuens navn står før et personnavn er post til skolen og skal åpnes av felles postmottak. Personlig adressert post er det først når navnet til personen står foran skolenes/kommuenens navn, og da skal posten leveres uåpnet til rette vedkommende. Dersom et brev til tross for personlig adressering er til skolene, har mottakeren ansvaret for at det straks blir levert tilbake til felles postmottak. (Det kan lages regler om at arkivtjenesten i felles postmottak får lov til å åpne personlig adressert post.)
Arkivuverdig informasjonspost til skolene blir levert/sendt til skolene fra kommunens felles postmottak.
(Informasjonspost mottatt på skolene skal ikke sendes til felles postmottak. Følgende blir i hovedsak regnet som informasjonspost: Trykksaker, offentlige publikasjoner, rundskriv, utskrifter fra andre organers protokoller og annet mangfoldiggjort materiale. Informasjonsposten er arkivuverdig materiale og skal derfor ikke sendes til felles postmottak, men kan settes i ringpermer eller kassetter på skolen.)
Saksposten stemples , journalføres og skannes av felles postmottak. Felles

postmottak vurderer også om dokumentet skal unntas offentlig innsyn. Dokumenter som unntas fra offentlig innsyn kan internt bare leses av saksbehandler og evt andre med spesiell tilgang. Sensitive opplysninger blir sladdet i den offentlige versjonen av postjournalen.
Registrert og skannet post leveres til leder/saksbehandler via Ephorte. Leder/saksbehandler har ansvar for å kontrollere at journalføring og eventuelt unntak fra offentlig innsyn er korrekt. Leder/saksbehandler gir eventuelt tilbakemelding til arkivet for korrigering.
Dersom det er nødvendig å ta utskriftskopier av hele elevmapper for saksbehandling, skal disse oppbevares nedlåst hos enhetsleder når de ikke er i bruk. Kopimappene lånes ut til saksbehandler etter vanlige utlånsrutiner. Enhetsleder er ansvarlig for at mappene blir levert tilbake.Kopimappene skal makuleres så snart de er ute av bruk, senest når eleven slutter på skolen. Enhetsleder er ansvarlig for at den elektroniske saksmappa er komplett, og at kopimappa bare inneholder kopier .
All utgående sakspost skal skrives i Ephorte, knyttet til korrekt sak. Dokumentet skal ha status ferdigstilt/ekspedert før det skrives ut for utsending. slik at mottaker får et offisielt brevark med informasjon om saksnummer og eventuelt unntatt offentlighet. Det utgående brevet signeres og ekspederes.
Disse reglene gjelder også for faks og elektronisk post. Ved bruk av faks bør originaldokumentet ettersendes som vanlig post. Konfidensielle opplysninger må aldri sendes med faks. Dersom slike opplysninger skal sendes via e-post, må det brukes godkjente krypteringsmetoder.
Alle som skriver/legger utgående brev inn i Ephorte må vurdere om dokumentet skal unntas offentlig innsyn. Korrekt paragraf for unntatt offentlig innsyn og sladding av informasjon skal føres i Ephortte.
Når en sak er ferdigbehandlet må arkivet få melding om dette, slik at arkivet kan avslutte saken i Ephorte.

Laster...