ANSVAR:

Rådmannen eller den som har fått fullmakt til det, avgjør hvilke saksdokument som skal bli unntatt fra offentlig innsyn. Unntakene blir registrert i sak-/arkivsystemet med lovhjemmel.

Arkivtjenesten legger ut offentlig journal. Denne skal være utformet slik at den gir oversikt over alle inn- og utgående brev, samtidig som konfidensielle opplysninger er skjermet for innsyn

INNSYN:

Hægebostad kommune sin postjournal blir publisert på kommunen si nettside/heimeside med forsinkelse på 4 dagar. Følgende dokumenttyper er å finne i den offentlige journalen: I (inngåande dokument) og U (utgåande dokument) og S (saksframlegg). Alle interne notat X og N journalføres men publiseres ikkje. Offentleg postjournal blir publisert i fulltekst i postjournalen frå medio mars 2016.

Kommunen gir innsyn i postjournal etter reglene i offentlighetsloven. For det edb-baserte sak-/arkivsystem Ephorte skal det daglig lages en offentlig journal, som omfatter all korrespondanse til og fra kommuneadministrasjonen, med unntak av de opplysninger som er unntatt fra offentlig innsyn. Dersom den offentlige journalen blir lagt ut i elektronisk versjon, skal arkivtjenesten kontrollere spesielt at ingen opplysninger underlagt taushetsplikt blir gjort tilgjengelige.

Administrative enheter som ikke er omfattet av Ehporte og som fører manuell journal, skal bruke nøytrale kjennetegn, utelatelser eller overstrykinger på den offentlige journalen. Fullstendig utstrykning av en oppføring, kan bare brukes dersom det er nødvendig for ikke å røpe opplysninger som er undergitt lovhjemlet taushetsplikt.

Dersom man leverer ut kopi som er rettet på denne måten, skal dette ikke være den kopien som rettelsen er gjort på (slik at f.eks. korrekturlakk kan fjernes e.l.).